Digitalizacija in omreženje kongresne dejavnosti… ali kako je mogoče, da brez uporabe interneta uspešen kongres ni več mogoč!

Če je stopnja notranjih sprememb manjša od tistih v zunanjem okolju, se nam slabo piše!” Jack Welch, General Electrics

E kongresi, e učenje, e seminarji, video konference, e sestanki…. Je sploh še potrebno potovati na kongrese in kako je mogoče da trg kongresnih dejavnosti še kar naprej raste? Glede na izkušnjo ki sem jo imel v sredini meseca septembra v Budimpešti, ki je gostila 6.000 nevrologov iz vsega sveta, potreba po vrhunskih in sodobnih kapacitetah na kongresih še nikoli ni bila večja, kljub navidezni konkurenci e dogodkov. A kot vedno pa se je potrebno tudi za razumevanja e fenomena poglobiti v detajle, da bi zaznali ključne signale sprememb, ki so postale del panoge kar nekako sproti oz. vstopajo v to panogo skozi novejše aplikacije prek vseh mogočih mobilnih naprav, od prenosnikov, prek tabličnih računalnikov in mobilnih aparatov; hkrati pa “ujeti” razumevanje ključnih sprememb, ki so zaradi interneta in digitalnih platform zajele industrijo kongresnega turizma.

S tem smo pravzaprav že izpostavili prvo značilnost kongresnega turizma v sodobnem omreženem ekosistemu svetovnega spleta: vseprisotnost. Pravzaprav bi sam postavil vprašanje drugače? Ali lahko sodobni udeleženec kongresa sploh udeleži, ne da bi se v procesu “naslonil” na internet in na njem temelječe tehnologije? Ali se organizatorjem sploh še splača ne uporabiti naprednih internetnih tehnologij? Ali še bolje, kdo si upa tvegati in ne vsaj proučiti vsega kar je na voljo in se znajti med dinozavri kongresne industrije, kjer dve projekcijski platni, prenosni računalnik na kolenih in dva računalnika z dostopom do interneta delujeta tako za časom… Kongresni menedžerji, čas je za “reality check”. Čas je za omreženo realnost. Čas je za omrežene kongresnike. Čas je za kombinirano izkušnjo vašega kongresa. Čas je za neposredno in takojšnjo skupinsko, omreženo, filtrirano, transparentno, posneto, fotografirano, komentirano in kar je še podobnih glagolov, izkušnjo vsega kar kongres predstavlja.

Preambula

Predno pa navedemo nekatere novosti in zanimivosti s področja speltnih tehnologij in kongresne dejavnosti bi veljalo pogred usmeriti v, po mnjenju avtorja, ključni fenomen na področju trženja kongresne dejavnosti. Namreč, če je splet postal ključna platforma za zibiranje informacij o kongresnih storitvah oz. kongresih, so postali ugled, privlačnost in kakovost celotne destinacije ključni odločevalni faktor v odločanju organizatorjev za dolgoročno razvijanje kongresa. Slednej pa implicira močno omreženo digitalizacijo blagovne znamke destinacije in sledenje vsem najnovejšim tehnološko-trženjskim trendom na področju turizma kot celote. To ni nezanemarljivo, saj je prav področje turizm ena od panog, katero podobo je dodobra spremenil pojav interneta. Ker je osrednja tema prispevka kongresna dejavnost, se ne bomo lotili globlje analize, je pa to morda lahko zanimiva tema za kdaj v prihodnje.

Predkongresno spletkanje in internetno tkanje

Seveda smo že osvojili formulo, ki pravi, da bo naš kongres premosorazmerno uspešen v smislu trženja, kot bo velika naša podatkovna zbirka elektronskih kontaktov potencialnih strank, preteklih udeležencev itd. Ta segment spletnega trženja slovenska podjetja že pridno uporabljajo in izkoriščajo potencial t.i. lojalnostnih programov z uporabo elektronske pošte. Nadgradnja tega seveda je upravljanje e časopisa, ki naj bi strankam prinašal številne koristne dodane vrednosti in “bombončke” s področij, ki jih zanimajo.

Vsaj zadnjih 5 let je tudi ključno upravljanje digitalizacije blagovne znamke v omrežjih, saj je kongresna dejavnost izrazito pod vplivom dogajanja na svetovnem spletu, saj je prav Mreža ključna informacijska, odločevalska in nakupna platforma za udeležence. Pri tem pa imajo tržniki kongresne dejavnosti vse težjo nalogo, saj se svetovni splet vse bolj segmentira, odpirajo se novi in drugačni kanali komuniciranja in zdi se, da se šele sedaj pravzaprav pričenjamo zares zavedati razlike med upravljanjem spletnega nastopa (mimogrede, kongres brez spletnega mesta? Hm, dvomim…) in upravljanjem spletnega nastopa. Številna orodja, tehnike, metode, vse podprte z najsodobnejšimi analitičnimi orodji in možnostmi testiranja so “mokre sanje” vsakega prograsivnega tržnika. Glede na vse konkurenčnejšo področje kongresnega turizma, tovrstnih spletnih zanesenjakov v panogi ne bi smelo manjkati.

Med dogodkom

Pomislite na spremembe, ki se nam zdijo povsem samoumevne, a jih na primer še leta 2002 ali 2003 na slovenskih poslovnih konferencah ni bilo prav pogosto srečati. Govorim o osnovah sodobnih kongresov: wi fi povezava do interneta, sms ali ircanje kot interaktivni orodji med slušatelji in govorniki. Danes pa smo seveda v kongresni dejavnosti priča revoluciji, ki so jih na trg prinesli družabni mediji in družabna omrežja, video komuniciranje ter številne zanimive in uporabne spremljajoče tehnologije… Med dogodkom lahko s pomočjo internetnih tehnologij učinkovito povezujemo udeležence med seboj, predavatelje z različnih koncev sveta, mogočamo participatorno naravo kongresa, informriramo javnost, komuniciramo z mediji in drugimi partnerji, seveda pa lahko kar med potekom kongresa udeležencem in drugim deležnikom neposredno distribuiramo gradiva, pomembne dosežke ipd.

Po kongresu

Ko je kongresa konec, se v bistvu že naslednji dan prične organizacija naslednjega, če gre za tradicionalni dogodek. Pa tudi, če gre le za enkratni dogodek, je moč s pomočjo spletnih tehnologij takoj poskrbeti, da se informacije učinkovito razširijo, da se nadgragi strategina odnosov z javnostmi in mediji, da se poviša lojalnost udeležencev, da se takoj in neposredno nadaljuje dialog z udeleženci, predavatelji in gosti. V kolikor pa gre za tradiconalni dogodek, je pravzaprav splet, s podporo nekaterih drugih kana,lov idealno okolje za dolgoročno grajenje lojalnosti in pripadnosti, preverjanje zadovoljstva udeležencev, pridobivanje novih idej in inovacij, komuniciranju na teme, ki ljudi v podatkovni zbirki zanimajo itd.

Vseskozi digitalizarana realnost

Za konec morda le še to, da je članek mišljen bolj kot pregled možnosti in splošnih trendov, nikakor ne kot izčrpen tehnološki in poslovni vpogled. Zato bi morda za zaključek omenil nekaj ključnih poslovnih funkcij, ki se zdijo za organizatorje kongresov nepogrešljive in jih moramo upravljati tako rekoč skozi vse leto, če želimo, da bomo imeli maksimalni izplen, tako po vsebini, kot poslovnem učinku (nižji stroški, višji prihodki, večje konkurenčne prednosti itd.). Med njimi bi izpostavil digitalizacijo blagovne znamke kongresa, integriranje mobilnih platform v vse faze načrtovanje kongresa, družabna omrežja in družabni mediji, učinkovito mreženje na spletu (s partnerji, udeleženci, sponzorji, destinacijo, itd.) in skrb, da vam stranke vašega kongresa lahko sledijo v vseh kanalih komuniciranja: od sejma, do brošure, pisma, osebnega stika, pa prek plakatov, oglasov, vse tja do družabnih omrežij, spletnega mesta, elektronske komunikacije, mobilnih platform. Danes uspešne blagovne znamke na področju kongresnega turizma vedo, da je ključ za uspeh, dati strankam možnost da izkušajo blagovno znamko, jo delijo s prijatelji in kolegi, jo tako rekoč soustvarjajo in neprestano šririjo dobro iome in vsebine kongrese na številne konce sveta. Kajti moč kongresa v povezavi z internetom se najprej skriva v moči povezovanja strokovnih in družabnih omrežih udeležencev in partnerjev kongresa.

  • Share/Bookmark

Komentiraj

Komentiranje iz tujine je omogočeno zgolj prijavljenim uporabnikom !